Jak poprawić skuteczność pracy rejestracji?

Telefoniczna obsługa pacjentów to zadanie, które najczęściej realizuje personel placówki medycznej, jednocześnie zaangażowany w obsługę pacjenta przy tzw. „okienku”. Jak zatem wygląda to w praktyce? W pierwszej kolejności obsługiwany jest pacjent zgłaszający się na wizytę, wypełniający niezbędne dokumenty czy dokonujący płatności. W tym czasie dzwoniący pacjent często pozostaje w oczekiwaniu, rezygnując po chwili z połączenia … i umówienia wizyty w placówce.

W wielu placówkach obowiązek obsługi rejestracji telefonicznej spoczywa na personelu medycznym – pielęgniarkach, asystentkach stomatologicznych, które również nie zarejestrują pacjenta w czasie wykonywania badania czy asystowania przy prowadzonych przez lekarza zabiegach.

Dlaczego rejestracja nie działa skutecznie?

Wyzwania w obszarze telefonicznej obsługi pacjenta bywają różne, ale wśród najczęściej pojawiających się problemów placówki wymieniają:

- problemy personalne (niedobór personelu, rotacja rejestratorek, wysoki koszt zatrudnienia),

- ograniczenia lokalowe i techniczne (brak możliwości utworzenia dodatkowych stanowisk dla rejestracji, brak programów i narzędzi do sprawnej obsługi połączeń, wysoki koszt utrzymania infrastruktury technicznej),

- niedostateczne przygotowanie i zaangażowanie pracowników rejestracji (częste błędy, niska skuteczność umawiania wizyt, niewłaściwe przygotowanie grafików lekarzy),

Dodatkowo pojawiają się wyzwania takie jak poniedziałkowe piki połączeń, wzmożony ruch pacjentów w określonym przedziale czasowym, nagłe urlopy i zwolnienia personelu rejestracji.

Sposoby na usprawnienie rejestracji telefonicznej

Czy szybka poprawa sytuacji w rejestracji telefonicznej jest możliwa? Zdecydowanie tak. Oczywiście wszystko zależy od przyjętych rozwiązań – rozbudowa własnego zespołu rejestracji czy przeprowadzenie cyklu szkoleń będą działaniami kosztownymi i czasochłonnymi. Tu na efekty będziemy musieli poczekać dłużej a problem nie zawsze uda się ostatecznie rozwiązać własnymi siłami.

Jeśli jednak wybierzemy wsparcie zewnętrzne takie jak usługa Medycznej Rejestracji, na poprawę jakości i wzrost skuteczności nie będziemy musieli czekać długo.

Zobacz także: Marketing gabinetów lekarskich

Czym jest zewnętrzna rejestracja medyczna?

Zewnętrzna rejestracja to rozwiązanie szczególnie polecane placówkom, w których niedobór pracowników, problemy personalne lub wyraźne piki połączeń uniemożliwiają skuteczną obsługę połączeń.

Zlecając obsługę wszystkich lub tylko wybranych (np. nieodbieranych) połączeń, znacząco zwiększymy efektywność pracy rejestracji – bez konieczności zatrudniania i szkolenia dodatkowego personelu.

Niektóre firmy, takie jak Medyczna Rejestracja, dodatkowo zagwarantują odpowiednie przygotowanie personelu rejestracji, który odpowie na pytania i wątpliwości pacjenta, doradzi i dokona prawidłowego zapisu – podobnie jak personel placówki medycznej. Jest to szczególnie ważne dla skuteczności zapisu i ostatecznie zysków placówki. Nieprzygotowany personel zewnętrznej rejestracji może jedynie dokonać technicznego zapisu wizyty do kalendarza – co nie wpłynie pozytywnie na liczbę umówionych wizyt.

Odpowiednie wdrożenie usługi sprawi, że rejestracja zewnętrzna zapewni placówce spersonalizowaną i skuteczną obsługę pacjentów wraz z zapisem w wybranym programie medycznym, takim jak Medfile^®. Wybierając firmę zewnętrzną, zwróćmy zatem szczególną uwagę na to, czy jej personel zna wybrany przez nas system. Program medyczny Medfile^®, który jest dedykowany dla mniejszych i większych gabinetów i placówek medycznych, pozwoli rozwinąć wszystkie możliwości z zakresu dostępności dla pacjenta i rozwiązań dla samej placówki. Nowoczesne rozwiązania usprawnią pracę, poprawią jakość oferowanych usług i pozwolą otworzyć się na większe możliwości, a to przełoży się na ilość zadowolonych i powracających pacjentów na konsultacje online. Funkcje oferowane przez Medfile^® opierają się na kompletnej, zdalnej obsłudze pacjenta – czyli rozbudowane karty pacjenta, grafik wizyt, płatności online czy aplikacja mobilna, której nie może zabraknąć w aktualnych czasach. Z pozycji placówki największymi zaletami Medfile^® jest przede wszystkim integracja z P1 czy z eWuś. Dodatkowo lekarze mają zapewnioną obsługę z zakresu rejestracji pacjentów, czy możliwość założenia własnej strony pod domeną medfile.pl.

Niezależność placówki medycznej, zwłaszcza w obszarze posiadania własnego systemu i dotychczasowego numeru telefonu, powinna być punktem wyjścia w poszukiwaniu odpowiedniej rejestracji medycznej.