Medyczna Rejestracja Pacjentów

Twoja rejestracja nie radzi sobie z odbieraniem połączeń od pacjentów? Chciałbyś zwiększyć liczbę udzielanych świadczeń bez kosztownych działań marketingowych? A może samodzielnie obsługujesz dzwoniących pacjentów? Dowiedz się jak poprawić skuteczność rejestracji telefonicznej, zwiększając zyski placówki!

Jak poprawić skuteczność pracy rejestracji?

Telefoniczna obsługa pacjentów to zadanie, które najczęściej realizuje personel placówki medycznej, jednocześnie zaangażowany w obsługę pacjenta przy tzw. „okienku”. Jak zatem wygląda to w praktyce? W pierwszej kolejności obsługiwany jest pacjent zgłaszający się na wizytę, wypełniający niezbędne dokumenty czy dokonujący płatności. W tym czasie dzwoniący pacjent często pozostaje w oczekiwaniu, rezygnując po chwili z połączenia … i umówienia wizyty w placówce.

W wielu placówkach obowiązek obsługi rejestracji telefonicznej spoczywa na personelu medycznym – pielęgniarkach, asystentkach stomatologicznych, które również nie zarejestrują pacjenta w czasie wykonywania badania czy asystowania przy prowadzonych przez lekarza zabiegach.

Dlaczego rejestracja nie działa skutecznie?

Wyzwania w obszarze telefonicznej obsługi pacjenta bywają różne, ale wśród najczęściej pojawiających się problemów placówki wymieniają:

- problemy personalne (niedobór personelu, rotacja rejestratorek, wysoki koszt zatrudnienia),

- ograniczenia lokalowe i techniczne (brak możliwości utworzenia dodatkowych stanowisk dla rejestracji, brak programów i narzędzi do sprawnej obsługi połączeń, wysoki koszt utrzymania infrastruktury technicznej),

- niedostateczne przygotowanie i zaangażowanie pracowników rejestracji (częste błędy, niska skuteczność umawiania wizyt, niewłaściwe przygotowanie grafików lekarzy),

Dodatkowo pojawiają się wyzwania takie jak poniedziałkowe piki połączeń, wzmożony ruch pacjentów w określonym przedziale czasowym, nagłe urlopy i zwolnienia personelu rejestracji.

Sposoby na usprawnienie rejestracji telefonicznej

Czy szybka poprawa sytuacji w rejestracji telefonicznej jest możliwa? Zdecydowanie tak. Oczywiście wszystko zależy od przyjętych rozwiązań – rozbudowa własnego zespołu rejestracji czy przeprowadzenie cyklu szkoleń będą działaniami kosztownymi i czasochłonnymi. Tu na efekty będziemy musieli poczekać dłużej a problem nie zawsze uda się ostatecznie rozwiązać własnymi siłami.

Jeśli jednak wybierzemy wsparcie zewnętrzne takie jak usługa Medycznej Rejestracji, na poprawę jakości i wzrost skuteczności nie będziemy musieli czekać długo.

Czym jest zewnętrzna rejestracja medyczna?

Zewnętrzna rejestracja to rozwiązanie szczególnie polecane placówkom, w których niedobór pracowników, problemy personalne lub wyraźne piki połączeń uniemożliwiają skuteczną obsługę połączeń.

Zlecając obsługę wszystkich lub tylko wybranych (np. nieodbieranych) połączeń, znacząco zwiększymy efektywność pracy rejestracji – bez konieczności zatrudniania i szkolenia dodatkowego personelu.

Niektóre firmy, takie jak Medyczna Rejestracja, dodatkowo zagwarantują odpowiednie przygotowanie personelu rejestracji, który odpowie na pytania i wątpliwości pacjenta, doradzi i dokona prawidłowego zapisu – podobnie jak personel placówki medycznej. Jest to szczególnie ważne dla skuteczności zapisu i ostatecznie zysków placówki. Nieprzygotowany personel zewnętrznej rejestracji może jedynie dokonać technicznego zapisu wizyty do kalendarza – co nie wpłynie pozytywnie na liczbę umówionych wizyt.

Odpowiednie wdrożenie usługi sprawi, że rejestracja zewnętrzna zapewni placówce spersonalizowaną i skuteczną obsługę pacjentów wraz z zapisem w wybranym programie medycznym, takim jak Medfile^®. Wybierając firmę zewnętrzną, zwróćmy zatem szczególną uwagę na to, czy jej personel zna wybrany przez nas system. Program medyczny Medfile^®, który jest dedykowany dla mniejszych i większych gabinetów i placówek medycznych, pozwoli rozwinąć wszystkie możliwości z zakresu dostępności dla pacjenta i rozwiązań dla samej placówki. Nowoczesne rozwiązania usprawnią pracę, poprawią jakość oferowanych usług i pozwolą otworzyć się na większe możliwości, a to przełoży się na ilość zadowolonych i powracających pacjentów na konsultacje online. Funkcje oferowane przez Medfile^® opierają się na kompletnej, zdalnej obsłudze pacjenta – czyli rozbudowane karty pacjenta, grafik wizyt, płatności online czy aplikacja mobilna, której nie może zabraknąć w aktualnych czasach. Z pozycji placówki największymi zaletami Medfile^® jest przede wszystkim integracja z P1 czy z eWuś. Dodatkowo lekarze mają zapewnioną obsługę z zakresu rejestracji pacjentów, czy możliwość założenia własnej strony pod domeną medfile.pl.

Niezależność placówki medycznej, zwłaszcza w obszarze posiadania własnego systemu i dotychczasowego numeru telefonu, powinna być punktem wyjścia w poszukiwaniu odpowiedniej rejestracji medycznej.