Medfile krok po kroku - co jest najważniejsze przy rozpoczęciu pracy z programem?

Medfile krok po kroku - co jest najważniejsze przy rozpoczęciu pracy z programem?

Jeśli chcemy wygodnie korzystać z oprogramowania medycznego, na które się decydujemy, ważna jest między innymi jego prostota oraz walory estetyczne.  Takim programem jest Medfile. Zastosowanie znanych rozwiązań sprawia, że nawigacja jest naturalna i intuicyjna. Rola każdej zakładki czy zaimplementowanego przycisku jest ściśle określona i wskazuje na konkretne funkcje. Poruszanie się po systemie jest płynne, dzięki czemu możemy nauczyć się pracy z programem w kilku krokach.

1. Ustawienia konta, karty wizyty i godzin pracy:

• Pierwszym etapem, który przygotowuje do pracy z programem, jest wejście w zakładkę „Moje konto”, gdzie wypełnia się wszystkie dane dotyczące gabinetu czy przychodni lekarskiej.
• Następnie przechodzi się do dolnej sekcji, gdzie znajduje się „Karta wizyty”. Tutaj następuje wybór z systemowych kart programu – to znaczy, że wybiera się domyślną kartę wizyty lub kartę dla fizjoterapeuty czy dentysty.
• Zaznacza się tam również długość trwania przeciętnej wizyty.
• Kolejny krok to uzupełnienie swoich godzin pracy w zakładce „Rejestracja pacjentów” w kalendarzu tygodniowym, jeśli posiada się stałe godziny pracy w poszczególne dni tygodnia (np. co czwartek godziny przyjęcia to 08:00-16:00) lub dziennym, jeśli godziny pracy dla poszczególnych dni tygodnia są różne.

2. Umówienie pacjenta na wizytę:

• W celu dodania  pacjenta na wizytę z poziomu karty pacjenta trzeba wybrać konkretną osobę z kartoteki. Wizytę umawia się za pomocą przycisku „Zaplanuj wizytę”.
• Planowanie wizyt umożliwia wybór lekarza, gabinetu, a także to czy wizyta ma być jednorazowa, czy powtarzalna.
• Zapisywanie pacjentów na wizyty odbywa się również z poziomu zakładki „Wizyty” oraz „Kalendarza”, który dzięki swej rozbudowanej strukturze idealnie wykonuje swoją rolę.

3. Planowanie kilku wizyt z rzędu:

• Moduł wizyt powtarzalnych umożliwia planowanie kilku wizyt z rzędu, za pomocą jednego przycisku.
• Pozwala to na automatyczne znalezienie terminu wizyt dla konkretnego pacjenta i zarezerwowanie go dla niego.

4. Przypominanie o wizycie, czyli wysyłanie pacjentom SMS-ów:

• W zakładce „Moje konto” widnieje opcja „Wiadomości SMS”. To tam ustawia się wszystkie opcje dotyczące wysyłki wiadomości. Funkcja ta umożliwia nadanie treści, jaką chcemy skierować do pacjenta, a uruchamia się ją za pomocą przesunięcia przycisku SWITCH.
• Przypomnienie o wizycie pacjent dostaje na 1,2 lub 3 dni przez zaplanowaną konsultacją. Na SMS pacjent może odpowiedzieć TAK lub NIE.
• Dodatkowo istnieje możliwość poinformowania pacjenta również w formie SMS o tym, że właśnie zapisał się na wizytę.

5. Planowanie urlopu, czyli określanie dni wolnych od pracy:

• Zaplanowanie wolnych dni następuje poprzez określenie daty początkowej i końcowej wypoczynku.
• Urlop w kalendarzu widnieje jako pomarańczowa gruba kreska, rozciągnięta na wolne dni.

6. Wystawianie rachunku:

• Po wejściu na kartę wizyty pacjenta pojawia się opcja „Dodaj rachunek”, gdzie wypełnia się dane dokumentu sprzedaży (wybieramy tytuł, kwotę brutto, datę wystawienia, oraz odpowiednią stawkę VAT) a także określa się formę płatności (gotówka, przelew czy płatność kartą).
• Dane pacjenta automatycznie zaciągają się z jego karty.
• Wszystkie zapisane zmiany muszą oczywiście znaleźć potwierdzenie dokonania czynności w odpowiednim komunikacie.

7. Wykorzystywanie kodów ICD 10:

• Po przejściu w kartę wizyty pacjenta widnieje zakładka „Rozpoznania”, gdzie pojawia się diagnoza pacjenta. Rozwijana lista wskazuje na daną chorobę, określoną medycznym kodem. Wyświetlają się wszystkie kody, które mogą oznaczać daną chorobę.
• Dzięki temu lekarz ma możliwość wpisania tylko początku kodu i wybrania choroby z rozwijanej listy.

8. Dodawanie kolejnego gabinetu:

• W zakładce ustawienia widnieje opcja „Dodaj gabinet”, dzięki której można wpisać nowy gabinet.
• Należy wpisać wszystkie dane dotyczące gabinetu (nazwa, ulica,
  numer lokalu, kod pocztowy, miasto, telefon), a następnie je zatwierdzić.
• Program umożliwia również wybranie koloru gabinetu, co pozwala rozpoznać w kalendarzu do jakiego gabinetu należy pacjent.

9. Opcje dla fizjoterapeuty i dentysty:

• Program Medfile zawiera dodatkowo opcje dla fizjoterapeuty i stomatologa, które posiadają specjalistyczne diagramy umożliwiające zaznaczanie poszczególnych dolegliwości.
• Dentysta ma do dyspozycji diagram dentystyczny, dla fizjoterapeuty został przygotowany diagram z wizualizacją ludzkiego ciała. Dzięki temu lekarz jest w stanie zaoszczędzić swój czas i efektywniej przeprowadzić konsultację lekarską .

10. Blokowanie sesji:

• W prawym górnym rogu głównego menu dostępna jest zakładka „Zabezpiecz”, która powoduje wylogowanie użytkownika z programu, kiedy ten jest nieużywany. By zalogować się ponownie, należy wpisać swoje hasło.
• Ta funkcja podnosi bezpieczeństwo (umożliwia ustawienie długości czasu maksymalnie 60 minut, automatycznie ustawiony jest na 15 minut), po upłynięciu którego sesja zostaje wygaszona.
• Czas zabezpieczenia można edytować.