Jak podpisywać elektroniczną dokumentację medyczną? Rozwiewamy wątpliwości

Wraz z wprowadzeniem systemów teleinformatycznych do służby zdrowia pojawiają się pytania dotyczące sposobów podpisywania dokumentacji medycznej. Rodzą się obawy związane z bezpiecznym i zgodnym z prawem składaniem podpisów i autoryzacją wytworzonych dokumentów. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia najczęstszych wątpliwości wynikających z obowiązkowego korzystania z Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w roku 2019.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna

Wraz z 1 stycznia 2019 r. nastąpi częściowe wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) zgodnie z ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. Dokumenty stanowiące EDM zgodnie z art. 2 pkt 6 wyżej wymienionej ustawy wymagają autoryzacji poprzez kwalifikowalny podpis elektroniczny lub podpis zaufany (ePUAP). Więcej na temat podpisów elektronicznych znajduje się w końcowej części artykułu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, rozdział 1, art. 2 pkt 6

Elektroniczna dokumentacja medyczna − dokumenty wytworzone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

a) umożliwiające usługobiorcy uzyskanie od usługodawcy świadczenia opieki zdrowotnej określonego rodzaju, z wyłączeniem zleceń na wyroby medyczne,

b) określone w przepisach wydanych na podstawie art. 13a.

Dokumentacja medyczna prowadzona w formie elektronicznej

Ten rodzaj prowadzenia dokumentacji medycznej wynikający z rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania prowadzona jest przez podmioty lecznicze od kilku lat. Podpisywanie takiej dokumentacji zgodnie z tym rozporządzeniem może odbywać się poprzez wykorzystanie wewnętrznych mechanizmów systemu informatycznego. 

Podstawa prawna:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, rozdział 1 § 10 pkt 2:

W przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej podpis, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 lit. e, może być złożony oraz weryfikowany przy wykorzystaniu wewnętrznych mechanizmów systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 80.

Wewnętrzne mechanizmy systemu informatycznego za pomocą unikalnego loginu i hasła są w stanie zidentyfikować uprawnioną osobę dokonującą wpisu. Ten rodzaj podpisu nazywany jest niekwalifikowalnym. Jest to wiarygodny podpis o ile systemy informatyczne spełniają wymogi wynikające z rozporządzenia (§ 80) mówiące między innymi o zabezpieczeniu danych, dostępie tylko dla osób uprawnionych, identyfikację osoby dokonującej wpisu czy rejestrowaniu wprowadzanych zmian.   

e-Zwolnienia   

Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) można wystawiać na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) albo w aplikacji przeznaczonej do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

Cztery możliwości założenia konta na platformie www.zus.pl:

1. Rejestracja i potwierdzenie swojej tożsamości w ciągu 7 dni w dowolnej placówce ZUS.
2. Rejestracja i potwierdzenie swojej tożsamości za pomocą profilu zaufanego elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
3. Rejestracja i potwierdzenie swojej tożsamości za pomocą podpisu kwalifikowanego (podpisu elektronicznego, który ma certyfikat).
4. Rejestracja i potwierdzenie swojej tożsamości za pomocą bankowości elektronicznej, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków dostępna na stronie www.zus.pl).

Podpisy elektroniczne

1.    Podpis kwalifikowalny – jest to płatny podpis w formie elektronicznej składany za pomocą dedykowanego urządzania. Lista firm świadcząca tego rodzaju usługi znajduje się pod adresem: https://www.nccert.pl/
2.    Serwis Profilu Zaufanego - jest to darmowe narzędzie udostępnione przez ePUAP. Działa na takich samych zasadach jak płatny podpis kwalifikowalny. Profil Zaufany można założyć na stronie https://pz.gov.pl i autoryzować w formie online lub dostępnym stacjonarnym punkcie potwierdzającym.
3.    Certyfikat z ZUS – jest to bezpłatny podpis dostępny po złożeniu wniosku na PUE ZUS.  
Więcej informacji na temat wystawiania e-zwolnień oraz szczegółowa instrukcja znajduje się na platformie ZUS.

Źródła:

1. Wystawianie e-ZLA. Instrukcja dla lekarza:
http://www.zus.pl/documents/10182/167561/e-ZLA+Elektroniczne+zwolnienia+lekarskie_lekarze/2c8a0be4-f773-4e40-b668-0889e29946f2

2. Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20111130657/U/D20110657Lj.pdf

3. ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20150002069/O/D20152069.pdf

4. Profil Zaufany i podpis elektroniczny:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-w-urzedzie/o-czym-powinienes-wiedziec-jesli-chcesz-zalatwic-sprawe-w-urzedzie/profil-zaufany-i-podpis-elektroniczny-zalatwianie-spraw-online-na-biznes-gov-pl-oraz-innych-serwisach-administracji

Potrzebne e-Zwolnienie? Sprawdź usługę e-Wizyta z e-Zwolnieniem.