Podstawowe funkcje

Dezaktywacja zakładu, jednostki czy komórki organizacyjnej powoduje, że elementy te nie są widoczne w systemie przy wyborze miejsca świadczenia usług. Można je jednak ponownie aktywować w edycji lub w przeglądzie struktury (drzewko). Sprawdź szczegóły. 

Nie, elementów struktury organizacyjnej nie można usuwać. Można je jedynie dezaktywować, co ukrywa je w systemie, ale pozwala przywrócić w dowolnym momencie.

Zmiana numeru księgi rejestrowej oznacza zmianę całego podmiotu lub praktyki. Dotychczasowa struktura zostaje usunięta, a system wymusza stworzenie nowej, zgodnej z nowymi danymi. Po zaimportowaniu certyfikatów do komunikacji z P1 numer księgi jest pobierany z certyfikatu, nie można go już zmieniać.

Edycja struktury organizacyjnej jest dostępna dla właściciela placówki oraz użytkowników posiadających własne certyfikaty P1. Pozostali użytkownicy mają wyłącznie wgląd.

Dane z rejestru RPWDL można pobrać na żądanie użytkownika przyciskiem „Pobierz dane z rejestru”. System automatycznie zapisuje nowe elementy, a różnice w danych można porównać za pomocą porównywarki i zaktualizować wybrane elementy.

Tak, struktura organizacyjna definiuje placówkę medyczną w systemie. Można ją uzupełnić ręcznie lub pobrać dane z rejestru RPWDL, jednak pobranie z rejestru jest opcjonalne. Zobacz, jak to zrobić. 

W strukturze organizacyjnej można uzupełniać i edytować dane podmiotu, zakładów leczniczych, jednostek organizacyjnych, komórek organizacyjnych oraz praktyki lekarskiej i jej adresów świadczeń. Sprawdź instrukcje. 

Moduł struktury organizacyjnej znajduje się w zakładce Moje konto. 

Struktura organizacyjna w Medfile to moduł umożliwiający samodzielne budowanie i zarządzanie danymi placówki medycznej w systemie. Dane te są używane zarówno w dokumentacji medycznej, jak i w komunikacji z systemem e-Zdrowie. Dowiedz się więcej. 

Dzięki temu można je w każdej chwili przywrócić. Dezaktywacja ukrywa element na liście świadczeń, ale nie usuwa go całkowicie.

Pole REGON jest walidowane, więc błędny numer nie zostanie przyjęty. Do czasu zaimportowania danych z RPWDL można edytować identyfikatory, ale po powiązaniu z rejestrem nie da się ich już zmienić.

Daty mają charakter informacyjny. Jeśli działalność została zakończona, system to wyświetla i element można dezaktywować, aby nie prowadzić w nim wizyt.

To szybki skrót – w Medfile nadal istnieje rozróżnienie między gabinetem (pokój) a lokalizacją. Są one powiązane wiele-do-wielu i ważne przy rejestracji online.

Tak – do jednej komórki można przypisać wiele gabinetów. Komórka podpowiadana jest podczas rejestracji wizyty na podstawie wybranego gabinetu, choć nie jest wymagane, by zawsze je powiązać.

Zarejestrowano zmiany w RPWDL – można porównać nowe dane z dotychczasowymi i zaktualizować strukturę.

System pobrał dane z RPWDL i wykrył zmiany, które można zaktualizować.

Pobrano dane z RPWDL i dodano nowy element do struktury organizacyjnej.

Nie – rejestracja w RPWDL jest obowiązkowa. Brak wpisu oznacza brak prawa do prowadzenia działalności leczniczej.

To oznacza, że wprowadzony numer księgi nie istnieje w rejestrze RPWDL – podmiot lub praktyka nie są zarejestrowane, lub wpis zawiera błąd.

Rozporządzenie tego nie reguluje, ale RPWDL stosuje numer 12-znakowy, uzupełniany zerami. Dla spójności Medfile działa w ten sam sposób.

Zmiana typu służy głównie do testów, korekty pomyłek lub przy zmianie rodzaju działalności placówki.

Pozwala zmienić typ podmiotu lub numer księgi rejestrowej – do momentu, gdy nie został jeszcze wczytany certyfikat. Po jego dodaniu certyfikat decyduje o rodzaju organizacji i numerze księgi.

Numer księgi rejestrowej otrzymuje się po dokonaniu rejestracji podmiotu lub praktyki w RPWDL. Jest on dostępny w rejestrze publicznym.

To indywidualny numer, pod którym podmiot lub praktyka widnieje w rejestrze RPWDL.

Typ działalności zna i określa właściciel placówki posiadającej wpis do działalności leczniczej – jest to informacja ustalana przy rejestracji.

Kod resortowy opisuje całą strukturę i składa się z kilku części (zgodnie z rozporządzeniem). Oznacza m.in. numer księgi rejestrowej, jednostki, komórki i jej specjalność.

Komórka organizacyjna to najniższy poziom struktury – odpowiada za konkretną specjalność, np. poradnię lekarza rodzinnego, oddział chirurgiczny czy gabinet rehabilitacyjny.

Tak – jest to dopuszczalne, jednak w praktyce komórki organizacyjne są najczęściej dodawane, ponieważ to one określają zakres udzielanych świadczeń (np. poradnia kardiologiczna).

Zasadniczo tak, ale jeśli podmiot nie posiada jednostek, komórka może być przypisana bezpośrednio do zakładu leczniczego.

Tak – zgodnie z oficjalną strukturą wszystkie jednostki organizacyjne są powiązane z zakładem leczniczym. Wyjątki w RPWDL wynikają jedynie z błędów w danych.

Zakład leczniczy skupia w sobie jednostki organizacyjne. To w nim określa się rodzaj działalności, np. szpital, przychodnia czy ośrodek rehabilitacyjny.

Jednostka organizacyjna to zbiór komórek organizacyjnych – można ją porównać do przychodni, poradni lub lokalizacji, w której działa placówka.

Struktura organizacyjna gromadzi ustrukturyzowane adresy i miejsca, w których można realizować świadczenia zdrowotne, wraz z ich powiązaniami i danymi administracyjnymi. Sprawdź, jak ją ustawić. 

Podmiot leczniczy i praktyka lekarska to dwa różne sposoby prowadzenia działalności medycznej. Różnią się wymogami formalnymi i sposobem identyfikacji – praktyka lekarska ma inne zasady rejestracji niż podmiot leczniczy.

RPWDL to Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą – publiczny spis, w którym znajdują się informacje o praktykach lekarskich i podmiotach leczniczych oraz ich strukturach organizacyjnych. Dowiedz się więcej. 

Certyfikaty możesz pobrać z systemu e-Zdrowie (P1) lub wygenerować je bezpośrednio w kreatorze certyfikatów dostępnych w Medfile.

Wejdź w Moje konto i wybierz kafelek Reklamacje. W tym miejscu znajdziesz wszystkie zgłoszenia od pacjentów, na które możesz odpowiedzieć.

Obecnie w systemie nie ma takiej funkcji. Swojego opiekuna znajdziesz w ostatnim mailu, który od niego otrzymałeś – w stopce wiadomości znajduje się numer telefonu do kontaktu. Jeśli masz pytania, możesz też zadzwonić do dowolnego opiekuna klienta – numery dostępne są na stronie Medfile w zakładce Kontakt.

Subskrypcja haloDoctor nie zawiera dokumentacji medycznej ani integracji z e-Zdrowie, dlatego nie ma możliwości wystawiania elektronicznych zleceń na wyroby medyczne. Funkcje te dostępne są w EDM, np. w licencji Medfile Free.

Nie, w subskrypcji haloDoctor nie ma możliwości dodawania załączników (np. skanów, PDF). Funkcja ta jest dostępna w dokumentacji medycznej EDM, np. w licencji Medfile Free.

Wystarczy opłacić fakturę w zakładce Moje konto → Ustawienia placówki → Faktury. Po dokonaniu płatności subskrypcja zostanie przedłużona automatycznie. Sprawdź instrukcję. 

Aby lekarz był widoczny w Twojej placówce, należy dodać go jako użytkownika w obrębie Twojego konta administracyjnego. Wówczas będzie można zarządzać jego grafikiem i widocznością w systemie.

W celu usunięcia konta należy przesłać e-mail na adres: [email protected] i  potwierdzeniem decyzji o jego likwidacji. Skontaktuj się z nami!

Usługi w rejestracji online wyświetlają się alfabetycznie według nazwy usługi.

Eksport danych realizuje dział techniczny po otrzymaniu prośby mailowej od administratora konta.

• Po zakończeniu licencji – eksport jest bezpłatny.
• W trakcie trwania licencji – pierwszy eksport jest darmowy, kolejne są płatne.

Tak! Skorzystaj z opcji „Usługa polecana”, która zwiększa widoczność Twoich wizyt m.in. w zakładkach Polecani specjaliści, e-Recepta, a także na stronie głównej portalu.
Aby dodać usługę polecaną: Moje konto → Usługi → +Dodaj usługę polecaną.

Przejdź do Moje konto → Ustawienia placówki → Subskrypcje, a następnie kliknij „Kup subskrypcję”, by przejść przez proces krok po kroku. Dowiedz się więcej. 

W celu importu danych medycznych prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta, które udzieli niezbędnych informacji i udostępni odpowiednie narzędzie.

Wejdź w zakładkę Moje konto > Ustawienia placówki -> Subskrypcje i kliknij Kup subskrypcję. W tym miejscu możesz wybrać i aktywować inny pakiet.

Tak, istnieje możliwość usunięcia danych z magazynu. Wystarczy zaznaczyć wybrane pozycje i kliknąć „Usuń”, co przenosi je do kosza. To szybki sposób na uporządkowanie i zresetowanie stanów magazynowych.

W takiej sytuacji najprawdopodobniej nie masz uprawnień administratora, a Twoje konto nie zostało poprawnie przypisane do aktywnej subskrypcji. Skontaktuj się z właścicielem umowy (administratorem konta Medfile) i poproś o weryfikację uprawnień oraz statusu subskrypcji w systemie.

System nie udostępnia pełnych logów technicznych, jednak w wielu miejscach dostępna jest historia zmian, przedstawiana w formie ikony zegarka. Kliknięcie tej ikony pozwala podejrzeć, kiedy i przez kogo została zmodyfikowana dana informacja (np. dane pacjenta, terminy wizyt itp.).

Informacje o długości aktywnego abonamentu oraz szczegóły subskrypcji znajdziesz w zakładce Moje konto > Ustawienia placówki > Subskrypcja.

Adres widoczny w pieczątce na wydrukach zależy od źródła danych skonfigurowanego w systemie. Medfile może pobierać dane:

• z certyfikatów RPWDL (rejestr praktyk/podmiotów),
• z danych podmiotu lub praktyki w ustawieniach konta,
• z danych osobowych użytkownika.

Aby poprawnie ustawić adres: Sprawdź, z którego źródła pochodzi aktualny adres.

Zaktualizuj dane w odpowiedniej sekcji: Moje konto > Dane praktyki/podmiotu, lub w ustawieniach certyfikatu RPWDL (jeśli korzystasz z podpisu elektronicznego).

Upewnij się, czy system korzysta z danych praktyki lekarskiej, czy podmiotu leczniczego – różnice te mogą wpływać na źródło danych drukowanych na zaświadczeniach.

W razie wątpliwości warto skonsultować się z opiekunem klienta lub Działem Obsługi Klienta Medfile, który pomoże zweryfikować ustawienia oraz odpowiednio dostosować dane do wydruków.

Aby usunąć konto testowe (czyli konto bez wybranej licencji), należy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta Medfile. Zespół pomoże w dezaktywacji konta i odpowie na dodatkowe pytania. Dowiedz się więcej. 

Możesz tego dokonać przez kontakt telefoniczny z Biurem Obsługi Klienta lub a pośrednictwem przycisku „Kontakt”, który widoczny jest po zalogowaniu w systemie na górnym pasku. Wybierz temat „Mam pomysł na nową funkcję”, opisz go w treści wiadomości, a następnie kliknij przycisk „Wyślij wiadomość”, zostanie ona automatycznie wysłana na adres e-mailowy Biura Obsługi Klienta.
 

Nagłówek i stopka dokumentów są ściśle powiązane z księgą rejestrową (RPWDL). Należy zweryfikować dane ustawione w Medfile na podstawie księgi rejestrowej:

• Moje konto -> Ustawienia P1 -> Pobierz adresy świadczeń,
• Kolejno przypisać / dopasować gabinety ustawione w Medfile do odpowiednich podmiotów leczniczych, jednostek, komórek czy adresów świadczeń,
• Po wyborze zapisujemy zmiany.

Wydruk wizyty dopasuje gabinet do ustalonych powyżej danych i przygotuje odpowiedni nagłówek i stopek.

Jak najbardziej tak! Z perspektywy mojego konta przechodzimy do zakładki „Użytkownicy”, a następnie w edycji danego użytkownika klikamy w „Ustawienia” i określamy czas sesji na tym koncie. Sprawdź instrukcję.

W prawym górnym rogu klikamy na przycisk „Zabezpiecz”, a system automatycznie zablokuj widok naszego ekranu. Jeśli będziesz chciał z powrotem zalogować się do systemu, wystarczy, że wpiszesz hasło. 

Z perspektywy moje konta w systemie wchodzimy do zakładki „Dane”, a następnie określamy czas sesji w minutach. Zobacz instrukcję. 

Bezpośrednio z perspektywy marketplace będziesz w stanie: 

• Dokupić nowego użytkownika, 
• Wykupić pakiet SMS lub abonament na SMSy, który pozwoli Ci płacić za nie mniej, 
• Zintegrować specjalistów oraz ich kalendarze z platformą ZnanyLekarz.pl,
• Podłączyć i zintegrować konto z drukarką fiskalną oraz padem, 
• Wyposażyć profil w moduł Magazyn, który pozwala na sprzedawanie i przyjmowanie produktów,
• Zintegrować się z PayU i stosować przedpłaty online, 
• Wysyłać elektroniczne dokumenty MedSign do pacjentów przed wizytą,
• Aktywować dedykowany widget rejestracji dla pacjentów, który umożliwi im znalezienie Cię według lokalizacji lub w serwisie haloDoctor, 
• Obsługiwać telemedycynę (e-Wizyty) za pośrednictwem portalu haloDoctor.pl,
• Śledzić statystyki z Google Analytisc,
• oraz wiele innych.

Z perspektywy zakładki „Marketplace", wystarczy wejść w wybraną usługę i zakupić do niej dostęp. Medfile stawia na znaczną indywidualność — dlatego sam zdecyduj co dodać do swojego pakietu.
 

Marketplace, to nic innego jak „sklep”, który dostępny jest dla użytkowników po zalogowaniu się do programu. Bezpośrednio z jego perspektywy, każdy będzie mógł dokupić jedną lub kilka funkcji czy usług. 
 

Bezpośrednio z zakładki powiadomienia e-mail użytkownik może wstawić przekierowania wiadomości e‑mail w zależności od lokalizacji placówki. Jest to szczególnie istotne dla dużych poradni medycznych, które posiadają siedziby w kilku lokalizacjach.

Przekreślony dzwonek oznacza, że została wyłączona zgoda na powiadomienia o zmianach w Medfile.

Każda osoba powinna posiadać swoje konto.
 

Po 14-dniowym okresie próbnym automatycznie wyświetli się komunikat o możliwości kupna subskrypcji. W tym celu należy wybrać interesujący nas pakiet (Medfile Free, Plus, Premium lub Business), a następnie określić liczbę użytkowników. W trakcie zakupu jest również możliwość dokupienia abonamentu SMS. W kolejnym kroku uzupełniamy dane do faktury, klikamy w “Zamawiam z  obowiązkiem zapłaty” i opłacamy wygenerowaną fakturę. Subskrypcję można zakupić również w ciągu trwania okresu testowego wchodząc w Moje konto — Ustawienia placówki — Subskrypcje — Kup subskrypcję. Zobacz więcej. 
 

Aby zmienić dane podmiotu, na dane innej działalności konieczne jest przeprowadzenie cesji. W takiej sytuacji należy wysłać do nas pocztą, papierowy dokument cesji uzupełniony o wszystkie potrzebne dane. Skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta Medfile, aby uzyskać więcej informacji.
 

Tworząc usługę, użytkownik ma możliwość zaznaczenia lub odznaczenia suwaka “Usługa dostępna w rejestracji pacjentów online”. Jeśli usługa ma być niedostępna dla pacjenta do samodzielnego zapisu, to suwak powinien być nieaktywny.
 

Wchodzimy w "Moje konto” - ”Usługi”, wybieramy konkretną usługę, klikamy na krzyżyk i potwierdzamy jej usunięcie.
 

Należy przejść do widoku “Pacjenci”, wybrać odpowiedniego pacjenta, następnie klikamy na przycisk “Szczegóły” i “Edytuj dane pacjenta”. Zaznaczamy suwak “Umieść pacjenta na czarnej liście” oraz “Zablokuj pacjentowi rejestrację on-line”. Na koniec zapisujemy zmiany.
 

W celu zmiany ceny usługi należy przejść do widoku Usługi, następnie wybrać właściwą usługę z listy i nacisnąć na przycisk ołówka. W kolejnym kroku należy zaktualizować wartość w polu “Cena brutto” i zapisać zmiany.
 

Można zmienić cenę usługi polecanej, jeśli w opisie widnieje zapis “Rekomendowana cena usługi dla pacjenta”.
 

Aby aktywować usługę polecaną, należy wejść w zakładkę “Moje konto” - “Usługi” - “Dodaj usługę polecaną”, następnie aktywować suwakiem wybraną usługę, zaakceptować jej regulamin i na dole kliknąć “Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”.
 

Usługi polecane polegają na promocji usług i wizyt w portalach Medfile i haloDoctor. Za każdą umówioną i nieodwołaną wizytę, Medfile pobiera prowizję. Aby aktywować taką usługę, należy wejść w zakładkę “Moje konto” - “Usługi” - “Dodaj usługę polecaną”, następnie aktywować suwakiem wybraną usługę, zaakceptować jej regulamin i na dole kliknąć “Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”.
 

Wchodzimy w zakładkę „Moje konto”. Po lewej stronie klikamy w zakładkę „Użytkownicy”. Wybieramy interesującego nas specjalistę i wchodzimy w jego edycję. Po prawej stronie wchodzimy w zakładkę usługi. Istnieją dwie możliwości ustawiania prowizji. Pierwsza- klikając w suwak „domyślna prowizja”, ustawimy jednakową prowizję dla wszystkich usług danego specjalisty. Druga- naciskając na konkretną usługę, wyświetli nam się pole do wpisania prowizji. Kończąc, klikamy w przycisk „zapisz zmiany” znajdujący się po prawej stronie. Prowizje można ustawić w % albo w zł.
 

Kod resortowy, to 3-znakowy kod, który identyfikuje komórkę organizacyjną wykonującą świadczenia zdrowotne w ramach zakładu. Kod zawiera się w przedziale liczb od 001 do 999 i nie zmienia się, niezależnie od zmian zachodzących w organizacji przedsiębiorstwa.
 

Są to nowości w programie Medfile zamieszczane na stronie głównej. 
 

Maksymalny czas sesji wynosi 120 minut. 
 

Klikamy „Przywróć swoje hasło”. Zobacz, jak zrobić to krok po kroku.
 

Wchodzimy w „Moje konto” i klikamy w zakładkę „Dane”, pod polem „Hasło dostępowe” znajduje się opcja „Zmień hasło”.
 

Jest to czas, po którym nasze konto zostanie ponownie zabezpieczone. Konieczne będzie ponowne wpisanie hasła do programu.
 

W zakładce „Magazyn” klikamy w nazwę danego produktu lub w „ołówek”, który znajduje się po prawej stronie. 
 

Wchodzimy w „Moje konto”, wybieramy zakładkę „Magazyn”. Następnie klikamy w „Dodaj produkt” w prawym górnym rogu. Zobacz więcej.
 

W trakcie edytowania wybieramy zakładkę „Edytuj uprawnienia”. Zobacz więcej.

Jest to funkcja dzięki, której możliwe jest podanie stanu fizycznego zaplecza medycznego. Dowiedz się więcej.  
    

Jest to rozwiązanie, które powstało z myślą o pacjentach uczęszczających regularnie na wizyty np. rehabilitacja kilka razy w tygodniu, lub cotygodniowe sesje psychologiczne. Sprawdź więcej

Abonament można opłacić jednorazowo za 12 miesięcy z góry. Użytkownik może dokonywać również rozliczeń abonamentowych w formie comiesięcznych opłat płatnych z góry w wysokości określonej w cenniku dla elastycznej umowy i anulować subskrypcję przed końcem aktualnego okresu subskrypcji. Usługa zostanie anulowana od dnia przypadającego po ostatnim dniu aktualnego okresu subskrypcji, a typ konta zostanie zmieniony na Medfile Free.

Subskrypcję wykupuje się na 12 miesięcy. Dla płatności rocznej nie ma możliwości wypowiedzenia umowy w trakcie jej trwania (za wyjątkiem sytuacji opisanych w Regulaminie §5. ROZWIĄZANIE UMOWY Pkt. 3). Umowę można wypowiedzieć 1 miesiąc przed jej zakończeniem. W przypadku braku wypowiedzenia umowa jest przedłużana automatycznie na kolejny rok. Administrator przewiduje możliwość wcześniejszego zakończenia umowy dla Użytkowników, którzy wybierają miesięczny harmonogram płatności – tzw. elastyczną umowę (Regulamin §5. ROZWIĄZANIE UMOWY Pkt. 1).

Tak. Przez 14 dni można testować system Medfile bezpłatnie. Sposób bezpłatnego testowania regulują zapisy w regulaminie serwisu. Sprawdź więcej